Een idee voor een MT (vergadering) I

Dit is één van de meest gezochte, bezochte, gelezen entries (oorspronkelijk uit 2005) van dit blog. 🙂

050224

Het lijkt me verstandig dat ik een chatbot toevoeg aan deze entry

Bron: https://chat.openai.com/g/g-DJ2Hrjake-vergaderen-op-top-niveau 

110723

Het is de tijd van de Taalmodellen, van BingAI, Google Bard, GPT-4 etc. Ook daarom GPT-4 gevraagd voor een update van deze entry.

Overigens, wil je een wekelijkse update van ontwikkelingen rondom AI, abonneer je daarvoor dan op mijn LI Sunny Side Up nieuwsbrief!

050122

Nu niet meer zo opmerkelijk maar deze entry hoort nog steeds tot de meest/best gelezen entries (niet verwonderlijk als je als entry steeds terugkeert in zoekmachines als die van Google). Omdat ‘tijden (gelukkig) veranderen’, een aanvulling: hanteer bij je vergaderingen apps als Otter a.i. héél handig.

NB; op 22 juni 2017 verscheen een geactualiseerd Deel II.

NB; Willem is ook in staat om je vergadering in goede banen te (kunnen) leiden bijv. (inderdaad, op basis van Commitment-PUB)

200315

‘Is deze vergadering nu écht nodig?’ is een goede vraag, een essentiële vraag zelfs. Daarmee starten namelijk de meest(e) effectieve vergaderingen. De vraag is de titel van een HBR entry, de auteurs maakten een beslisboom:

Bron HBR.org

Volg ‘de boom’ en weet of je vergadert dan wel een alternatief hanteert.

Bron: Do You Really Need to Hold That Meeting?

211214

Met de opkomst van zoveel disruptie, neemt de aandacht voor effectief (kunnen) vergaderen toe. Zo komt het World Economic Forum deze week met 3 manieren waarop APPLE’s icoon Steve Jobs vergaderingen inrichtte:

• He kept meetings as small as possible.
• He made sure someone was responsible for each item on the agenda.
• He wouldn’t let people hide behind PowerPoint.

(ook) Mooi. Bron: 3 ways Steve Jobs made meetings productive. & Productiviteit, dat is wat we willen! Toch?

160814

How Jeff Bezos, Richard Branson, and other business chiefs hold ruthlessly effective meetings. De TIPS van deze tycoons zijn o.m.:

• Throw out the least necessary person in the room; 🙂
• Don’t use chairs; 😮
• And if you do use chairs, keep one empty;  😉
• Take the meeting poolside
• Lees meer TIPS van Tycoons in How Jeff Bezos, Richard Branson, and other business chiefs hold ruthlessly effective meetings. Bron QZ.com

===============================

Zo begon het in 2005 allemaal:

Nu zijn we in Nederland ‘echte vergadertijgers’, ‘handhavers van het poldermodel’, ‘samenkomers op maandagochtend van 09.00 – …..) etc. etc. maar ik betwijfel of het efficiënt is, of de gehele(!) vergadering überhaupt ‘iets’ toevoegt aan de continuïteit van de organisatie, of het in de toekomst (met een tekort op de Arbeidsmarkt) nog is vol te houden. Daarom deze tips.

• Maak een korte & krachtige agenda op. (nb: op de agenda worden punten ingebracht die, vanuit het Beleid, op MT niveau dienen te worden besproken. Dus geen punten die al vallen binnen iemands verantwoordelijkheid / bevoegdheid, geen punten die 1 op 1 kunnen worden afgehandeld. Maar bijv. wél: de kleur van het gebouw, hard- of zacht roze bijv., als de uitstraling van het pand bepalend is voor de Missie van de Organisatie. Verder ook geen punten waarop de inbrenger kickt ‘kijk mij eens lekker bezig zijn’ en ook niet ‘het strafroede lopen van een MT lid omdat hij / zij enigszins buiten de lijnen loopt’. Voor beiden, en andere voorbeelden, zijn er andere momenten geschikt. Toelichtingen op agendapunten c.q. bijlagen beperken zich vervolgens tot 1 A4; de inbrenger kan het punt zittende de vergadering toelichten & tenslotte vertrouwen we onze collega, niet waar?)
• Als je voor een aanwezigheid bij een MT vergadering niet expliciet verplicht aanwezig wordt geacht te zijn, dan is het (nb: natuurlijk buiten de inbrengers van de punten) ieders eigen verantwoordelijkheid waar zijn / haar prioriteit ligt om aanwezig te willen / kunnen zijn. Werken aan je prioriteiten kan effectiever/efficiënter zijn dan deelnemen aan ‘een vergadering’, niet alleen voor jezelf maar ook voor de organisatie. (Maar: dan achteraf ook niet meer zeuren. ((aanvulling 171111: een ‘mooi voorbeeld’ in dit verband is de affaire Cruyff/Van Gaal/ RvC AJAX, ben je er niet bij dan beslis je ook niet mee….)) NB: mensen die niets op de agenda hebben staan, willen vaak toch een bijdrage leveren, ‘iets’ van hun aanwezigheid laten merken, en verstoren daarmee vaak de voortgang van het proces.)
• Beperk de vergadertijd tot een max. van 2 uur. (Meer, zinvolle, info kan er bij mensen niet in. Las zonodig een nieuw vergadermoment in.)
• Begin met de rondvraag. (De agenda is in principe Leidend, maar een Belangrijk / Urgent punt in de rondvraag kán de agenda toch ‘op zijn kop zetten’.)
• De voorzitter bewaakt de, na de rondvraag, geaccordeerde agenda; bewaakt de tijd én ieders inbreng ‘naar rato’ (dus niet alleen de zijne / hare).
• Maak Korte en Krachtige notulen ‘die de lading dekken’ en een S.M.A.R.T. – Actielijst, bij voorkeur beperkt tot 1 A4 (d.i. tenminste ‘behapbaar’) met een verantwoordelijke én een einddatum (en dit alles, tot slot, gebasseerd op het B((elangrijk)) / U((rgent)) principe c.q. kader!).
• Pas als laatste agendapunt ‘metacommunicatie’ toe: analyseer de bijeenkomst met ‘wat ging goed? & wat kan beter?’.
• Overigens: ben alert op dat wat er tijdens de eerste 5′ en de laatste 5′ van de vergadering aan uitspraken, verzuchtingen, juichkreeten wordt gelanceerd, da’s altijd interessant/leerzaam. 😉

Voor nu tot slot, hoe houdt het MT nu contact met de werkvloer? MT’s zijn vaak afspiegelingen van hoogdravende discussies: ‘Hoe onze Wereld er over 3 jaar uitziet!’, maar de medewerkers zitten echter nog in ‘de modder van vandaag de dag’? (Wie weet overweeg je vervolgens om het vergaderen als verplichte exercitie helemaal af te schaffen…..) (Overigens, of “MT-vergaderingen” hun ‘Langste Tijd hebben gehad?’ is een terechte vraag. Lees daarvoor Managen is de minst efficiënte activiteit in je organisatie.) Nog ‘iets’ belangrijks: als je in je vergadering afspraken maakt kom ze dan ook na! De essentie van het (kunnen) nakomen van afspraken lees je in ‘Afspraak is Afspraak! Zou ‘t?‘. Dat gaat dus verder dan alleen de afspraken tijdens de vergadering…. Lees ook de bijzondere ‘kapper-ervaring’ in de entry Effectief Vergaderen; een praktijk ervaring. Dit is een entry uit het ManagementPro.nl blog, een blog met o.m. een speciale ‘Leiderschap’ rubriek. Suc6 met je MT e.a. vergaderingen! O ja, dan nog het volgende: je kan jezelf de vraag stellen Wat het Investors in People Model aan effectief vergaderen kan bijdragen? Veel, heel veel, de essentie van IiP is nl. Communicatie….. Eén van de ‘zaken’ die we dan adviseren is: pas ook op vergaderingen/bijeenkomsten de Plannen, Uitvoeren, Beoordelen cyclus toe. Je zal zien: vergaderen zal nooit meer hetzelfde zijn. 🙂 ========================== Het is nu juli 2011 & het blijkt dat deze, toch alweer 6 jaar oude (…..) entry ‘opeens’ Verhoogde Aandacht krijgt! Da’s mooi, effectief vergaderen blijkt een issue te zijn, past waarschijnlijk bij ‘Het Nieuwe Werken’. Aanvulling is dan ook op z’n plaats: maak effectief gebruik van nieuwe/sociale media!  Er zijn (veel) meer toepassingen die het je mogelijk maken essentiële informatie, kennis & kunde uit te wisselen; suc6!! Overigens, kijk ook eens naar Gore Associates: daar heeft men een commitmentcontract & kan deelname aan een vergadering je afleiden van je commitment aan het realiseren van je doelstellingen….. NB: op dit YouTube kanaal vind je o.m. filmpjes over leiding (kunnen) geven en leiderschap. =========== 290412 De vergadering van het Cabinet van President Barack Obama mag hier zeker niet ontbreken. Obama stelt dat hij beschikt over de ‘de beste jongens en meisjes van de klas’. Zij kunnen zich heel goed redden zonder hem & zo kan het vergaderen tot een minimum worden beperkt. De 2-maandelijkse bijeenkomsten hebben dan ook vooral als doel het saamhorigheidsgevoel te versterken.

Afrika komt er aan, dat werd ook duidelijk uit een recent verschenen EIU Rapport. Daarom is het goed hier al vast een indruk te geven van de manier waarop er in Afrika wordt vergaderd; inspirerend…..

(Honi soit qui mal y pense :-o) 170512 The Wall Street Journal komt met het artikel ‘Meet the Meeting Killers In the Office, They Strangle Ideas, Poison Progress; How to Fight Back’. Het plaatje zegt veel, zo niet alles…… 260613 In het HBR blog schrijft Ron Ashkenas over The Hidden Side of Meetings. Zoals hiervoor (ook) al opgemerkt: metacommunicatie is tijdens een vergadering belangrijker dan communicatie, laat staan dan informatieverstrekking…. “These unconscious and non-rational aspects of meeting management can undermine the effectiveness of meetings even when you follow the standard prescriptions. But understanding them — and taking them into consideration — can give you a better chance of actually getting something done.” Inderdaad Ron. 160813 ‘What is clear is that office workers are on a treadmill of pointless activity.’ Te veel mail en dat naast een vergaderziekte. Leuke ‘Schumpeter’ in The Economist van vandaag met als thema: we bereiken meer door minder te doen. Ofwel Leaning Back i.p.v. Leaning In. Bron: In praise of laziness. 040314 Why Big Teams Suck: Seven (Plus or Minus Two) Is the Magical Number Once Again, deze entry is van Bob Sutton, prof. & auteur van boeken als ‘The AssHole Rule’ en ‘Scaling Up Excellence’. Het bevestigt het beeld dat een vergadering ook kan bestaan uit té veel deelnemers….. Mee eens. Jij ook? 310314

Bron: tomfishburne.com

De ‘vergadering’ na de vergadering heeft meer impact dan de eerste, feitelijke vergadering. Daarvoor is ‘iets’ te zeggen: wat de deelnemers aan de vergadering opmerken zodra zij de deur van het vergaderlokaal uit zijn, is datgene wat zij nu gaan doen. (de vraag is dan of dat zojuist is overeengekomen….) Klik op de pin om bij de originele entry te komen.

Wil je binnen je organisatie ook effectiever, dus met resultaat, vergaderen?