Een Idee voor een MT Vergadering II

050224

Het lijkt me een goed idee om aan één van de meest gelezen entries een chatbot toe te voegen.

Bron: https://chat.openai.com/g/g-DJ2Hrjake-vergaderen-op-top-niveau

050122

Nu niet meer zo opmerkelijk maar deze entry hoort, samen met Deel I, nog steeds tot de meest/best gelezen entries (niet verwonderlijk als je als entry steeds terugkeert in zoekmachines als die van Google). Omdat ‘tijden (gelukkig) veranderen’, een aanvulling: hanteer bij je vergaderingen apps als Otter a.i. héél handig.

2020 o.i.v. de coronapandemie zijn vergaderingen virtueel gegaan en da’s ff wennen.

Eerste ervaringen / tips vind je o.m. in het HBR artikel ‘What It Takes to Run a Great Virtual Meeting‘. De aanleiding voor dit artikel ‘Under the best of circumstances, as soon as one or two attendees “dial in” to any meeting, productivity starts to suffer.’ Idd. dat kan dan ook beter.

==============================

21 oktober 2005 verscheen hier de entry Een Idee voor een MT (Vergadering). Het was een ‘instant’ hit, de best gelezen entry, dagelijks. Zelfs net voordat ik dit opschrijf is er opnieuw een lezer….. Mooi. 🙂 Bedankt!

Met (enige) regelmaat vulde ik de entry aan. Nu wordt het toch tijd voor een 2e deel. De aanleiding is 2-ledig:

• gisteren kocht ik (eindelijk) het boek SAPIENS, een kleine geschiedenis van de mensheid van Yuval Noah Harari;
• vandaag verschijnt in de jongste Harvard Business Review het artikel Stop the Meeting Madness.

Idd, om maar met de laatste te beginnen, als je Deel I leest dan weet je dat ik het ook gekkigheid vind: al dat vergaderen. Het dient een Doel te dienen, zo niet: vergader dan niet!

De auteurs van het HBR artikel deden onderzoek door 182 senior managers te benaderen, werkzaam in een scala aan bedrijfstakken, en concludeerden het volgende:

• 65% van senior management vindt dat vergaderingen hen belemmeren in hun werk;
• 71% vindt vergaderingen onproductief en inefficiënt;
• 64% vindt dat vergaderingen ten koste gaan van innovatie;
• 62% vindt dat vergaderingen kansen missen om het team dichter bij elkaar te brengen.

Conclusie: het huidige vergaderen is niet effectief. Kijk daar kun je ‘iets’ mee denk je dan. Toch komen de auteurs niet veel verder dan opnieuw tips om te kunnen blijven vergaderen, ‘maar deze keer effectiever!’. Om een voorzet te doen:

• voorkom dat de vergadering een verspilling van tijd is;
• zorg voor een juiste balans tussen agendapunten en aanwezigen;
• evalueer.

Mooi. Mee eens ook, toch blijft het risico bestaan dat we het ritueel van maandelijks, wekelijks, dagelijks vergaderen in stand houden. Want rituelen, dat zijn het.

Rituelen, daar heb ik over het algemeen weinig mee. Het houdt organisatieculturen in stand, zowel gewenste als niet gewenste. Toch laat Yuval Noah Harari zien dat rituelen, en dat hier in de vorm van samenkomen (noem het voor nu maar even ‘vergaderen’), een cruciale plaats hebben ingenomen in het bestaansrecht van Homo Sapiens. Homo Sapiens als enige overblijver van het scala aan menselijke soorten dat ooit op deze aarde leefden.

Harari stelt dat onze voorouders overleefden, en de anderen verdwenen, omdat zij:

• roddelden over anderen in de groep, waarbij het overigens ook voor hen de toon is die de muziek maakt: wij wisten iets over de ander, namen zijn/haar aardig- en eigenaardigheden waar, en we bazuinden dat rond;
• verhalen vertelden over onbekende gebeurtenissen c.q. een Visie wisten te formuleren die anderen inspireerden. Voorbeeld: niemand had ooit een God gezien, toch gingen onze voorouders sjamanen, priesters, druïden e.d. volgen; met verstrekkende gevolgen zo blijkt inmiddels.

& Dat allemaal nadat er eerst in de groep was, je raadt het al, ‘vergaderd’!

Roddelen en Visie formuleren is iets dat ons onderscheidt van de andere bewoners op deze planeet. Het brengt grote groepen van mensen in beweging. Harari noemt dit de cognitieve revolutie (NB: de beide andere revoluties zijn: de agrarische revolutie en de wetenschappelijke revolutie).

Een sterke cognitie draagt bij aan het gezamenlijk vermogen tot probleemoplossing en besluitvorming. Interessant. Ben je nu in staat tot dat wat onze voorouders creëerden om te kunnen overleven dan zou dat ‘zo maar’ ook een bijdrage kunnen leveren aan de continuïteit van de organisatie: Roddelen (ik noem het voor het hier en nu ‘communiceren’) en Visie formuleren. De ‘organisatie’, het team, overleeft dankzij het-vergaderen-volgens-onze-voorouders, kom daar maar eens om.

Een ‘organisatie’ overigens die Harari typeert als ‘de legende van Peugeot’: zoals iedere organisatie is Peugeot een hersenspinsel dat we gezamenlijk hebben gecreëerd. ‘Peugeot’ bestaat namelijk niet…. Om dat te doorgronden, adviseer ik je SAPIENS  te lezen.

Maar als iets niet bestaat, dan heeft het dagelijks vergaderen zoals dat nu nog vaak gebeurt met de inmiddels ruimschoots bekende agendapunten toch geen zin? 😉

==============================

21 oktober 2005 verscheen hier de entry Een Idee voor een MT (Vergadering). Het was een ‘instant’ hit, de best gelezen entry, dagelijks. Zelfs net voordat ik dit opschrijf is er opnieuw een lezer….. Mooi. 🙂 Bedankt!

Met (enige) regelmaat vulde ik de entry aan. Nu wordt het toch tijd voor een 2e deel. De aanleiding is 2-ledig:

• gisteren kocht ik (eindelijk) het boek SAPIENS, een kleine geschiedenis van de mensheid van Yuval Noah Harari;
• vandaag verschijnt in de jongste Harvard Business Review het artikel Stop the Meeting Madness.

Idd, om maar met de laatste te beginnen, als je Deel I leest dan weet je dat ik het ook gekkigheid vind: al dat vergaderen. Het dient een Doel te dienen, zo niet: vergader dan niet!

De auteurs van het HBR artikel deden onderzoek door 182 senior managers te benaderen, werkzaam in een scala aan bedrijfstakken, en concludeerden het volgende:

• 65% van senior management vindt dat vergaderingen hen belemmeren in hun werk;
• 71% vindt vergaderingen onproductief en inefficiënt;
• 64% vindt dat vergaderingen ten koste gaan van innovatie;
• 62% vindt dat vergaderingen kansen missen om het team dichter bij elkaar te brengen.

Conclusie: het huidige vergaderen is niet effectief. Kijk daar kun je ‘iets’ mee denk je dan. Toch komen de auteurs niet veel verder dan opnieuw tips om te kunnen blijven vergaderen, ‘maar deze keer effectiever!’. Om een voorzet te doen:

• voorkom dat de vergadering een verspilling van tijd is;
• zorg voor een juiste balans tussen agendapunten en aanwezigen;
• evalueer.

Mooi. Mee eens ook, toch blijft het risico bestaan dat we het ritueel van maandelijks, wekelijks, dagelijks vergaderen in stand houden. Want rituelen, dat zijn het.

Rituelen, daar heb ik over het algemeen weinig mee. Het houdt organisatieculturen in stand, zowel gewenste als niet gewenste. Toch laat Yuval Noah Harari zien dat rituelen, en dat hier in de vorm van samenkomen (noem het voor nu maar even ‘vergaderen’), een cruciale plaats hebben ingenomen in het bestaansrecht van Homo Sapiens. Homo Sapiens als enige overblijver van het scala aan menselijke soorten dat ooit op deze aarde leefden.

Harari stelt dat onze voorouders overleefden, en de anderen verdwenen, omdat zij:

• roddelden over anderen in de groep, waarbij het overigens ook voor hen de toon is die de muziek maakt: wij wisten iets over de ander, namen zijn/haar aardig- en eigenaardigheden waar, en we bazuinden dat rond;
• verhalen vertelden over onbekende gebeurtenissen c.q. een Visie wisten te formuleren die anderen inspireerden. Voorbeeld: niemand had ooit een God gezien, toch gingen onze voorouders sjamanen, priesters, druïden e.d. volgen; met verstrekkende gevolgen zo blijkt inmiddels.

& Dat allemaal nadat er eerst in de groep was, je raadt het al, ‘vergaderd’!

Roddelen en Visie formuleren is iets dat ons onderscheidt van de andere bewoners op deze planeet. Het brengt grote groepen van mensen in beweging. Harari noemt dit de cognitieve revolutie (NB: de beide andere revoluties zijn: de agrarische revolutie en de wetenschappelijke revolutie).

Een sterke cognitie draagt bij aan het gezamenlijk vermogen tot probleemoplossing en besluitvorming. Interessant. Ben je nu in staat tot dat wat onze voorouders creëerden om te kunnen overleven dan zou dat ‘zo maar’ ook een bijdrage kunnen leveren aan de continuïteit van de organisatie: Roddelen (ik noem het voor het hier en nu ‘communiceren’) en Visie formuleren. De ‘organisatie’, het team, overleeft dankzij het-vergaderen-volgens-onze-voorouders, kom daar maar eens om.

Een ‘organisatie’ overigens die Harari typeert als ‘de legende van Peugeot’: zoals iedere organisatie is Peugeot een hersenspinsel dat we gezamenlijk hebben gecreëerd. ‘Peugeot’ bestaat namelijk niet…. Om dat te doorgronden, adviseer ik je SAPIENS  te lezen.

Maar als iets niet bestaat, dan heeft het dagelijks vergaderen zoals dat nu nog vaak gebeurt met de inmiddels ruimschoots bekende agendapunten toch geen zin? 😉